Tietosuojakäytännöt
Hiljaisuuden Ystävät ry
PL 18 37801 Akaa
(Myöhemmin ”yhdistys” tai ”me”)
Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä.
Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme.
Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.
- Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Rekisterinpitäjä:
Hiljaisuuden Ystävät ry, PL 18, 37801 Akaa.
toimisto@hiljaisuudenystavat.fi, Puh. 045 343 0200.
Rekisterivastaava:
Mika K T Pajunen (toiminnanjohtaja)
mika.pajunen@hiljaisuudenystavat.fi, Puh. 045 343 0200.
- Henkilötietojen käyttötarkoitukset 2.1. Jäsenrekisteri
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka yhdistyksen ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Jäsenyyksien ylläpito
- Sähköinen jäsenviestintä
- Hiljaisuuden Ystävät -lehden postitus
- Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
- Tutkimus ja tilastointi
2.2. Asiakasrekisteri
Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja yhdistyksen välillä solmitun sopimuksen, taikka yhdistyksen ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen
- Sisällöt ja niiden personointi
- Tutkimus ja tilastointi
- Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi
2.3. Retriitinohjaajarekisteri
Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja yhdistyksen välillä solmitun sopimuksen, taikka yhdistyksen ja rekisteröidyn välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on henkilötietojen käsittely sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä; tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Retriitinohjaajakoulutuksen suorittamisen todistaminen asianomaiselle tai kolmannelle osapuolelle asianomaisen luvalla ja pyynnöstä
- Retriitinohjaajatoiveen välittäminen asianosaiselle kolmannen osapuolen pyynnöstä
- Jatkokoulutuksen ja muun retriitinohjaukseen liittyvän toiminnan sekä palvelujen tarjoaminen ja markkinointi
- Tutkimus ja tilastointi
- Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät
3.1. Jäsenrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
- seurakunta/tunnustuskunta (mikäli jäsen haluaa sen ilmoittaa)
- mahdolliset luvat ja suostumukset
- jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot
- palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
- rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus mahdollisia sähköisiä palveluja varten
- yhdistystoimintaan liittyvät tiedot sekä muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
3.2. Asiakasrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
- työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,
- asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot
- rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus mahdollisia sähköisiä palveluita varten
3.3. Retriitinohjaajarekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
- seurakunta/tunnustuskunta (mikäli jäsen haluaa sen ilmoittaa)
- mahdolliset luvat ja suostumukset
- jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot
- palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
- rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus mahdollisia sähköisiä palveluja varten
- yhdistystoimintaan liittyvät tiedot sekä muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
- Säännönmukaiset tietolähteet
4.1. Jäsenrekisteri
Rekisterin tiedot saadaan:
- jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
- rekisterinkäsittelijän tai hänen valtuuttamansa henkilön syöttäminä jäsenen pyynnöstä
Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
- VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
4.2. Asiakasrekisteri
Rekisterin tiedot saadaan:
- rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,
- yhdistyksen jäsenrekisteristä,
- yhdistyksen käyttämän verkkokaupan, palveluntarjoajan tai jälleenmyyjän toiminnan tuloksena,
- erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä
Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
- VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
4.3. Retriitinohjaajarekisteri
Rekisterin tiedot saadaan:
- jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
- rekisterinkäsittelijän tai hänen valtuuttamansa henkilön syöttäminä jäsenen pyynnöstä
Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
- VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
- Tietojen säilytysaika
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Rekisteriin merkityn jäsenyyden, asiakassuhteen tai muu henkilötietojen käsittelyperusteen päättyessä tämän henkilötiedot poistetaan ja muutetaan kohtuullisen ajan kuluessa sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
- Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.
- Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.
- Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
- Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
- Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa yhdistyksen yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.
- Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Hiljaisuuden Ystävät ry
PL 18
37801 Akaa
tai sähköpostitse osoitteeseen toimisto@hiljaisuudenystavat.fi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@hiljaisuudenystavat.fi.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@hiljaisuudenystavat.fi.
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@hiljaisuudenystavat.fi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse toimisto@hiljaisuudenystavat.fi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.